Moet je als bedrijf een jaarrekening deponeren? Dan gelden regels voor wat je indient, wanneer je dat doet en hoe je de jaarrekening bij KVK aanlevert. Je rechtsvorm en bedrijfsklasse bepalen welke verplichtingen voor jouw onderneming gelden. Begin daarom bij je deponeringsplicht en werk daarna stap voor stap naar de juiste deponering toe.
Of je verplicht bent een jaarrekening te deponeren, hangt vooral af van je rechtsvorm. Voor veel rechtspersonen geldt een wettelijke deponeringsplicht. Een eenmanszaak hoeft bijvoorbeeld geen jaarrekening te deponeren. Begin daarom bij je rechtsvorm. Dan weet je meteen welke regels voor jouw onderneming gelden.
De volgende rechtsvormen moeten hun jaarrekening deponeren:
De verplichting geldt ook voor bepaalde vof’s en cv’s met buitenlandse kapitaalvennootschappen als beherend vennoot. Daarnaast kan de verplichting gelden voor verenigingen en stichtingen met een onderneming, sommige buitenlandse rechtspersonen en andere specifieke organisaties.
Een uitzondering kan gelden voor een dochtermaatschappij die voldoet aan de voorwaarden voor groepsvrijstelling. Ook een kleine of micro pensioen- of stamrecht-bv zonder winstoogmerk kan soms zijn vrijgesteld. In uitzonderlijke situaties kun je vanwege een gewichtige reden ontheffing van de jaarrekeningverplichtingen aanvragen. Let wel op: aan uitzonderingen hangen specifieke voorwaarden en soms moet je andere stukken wél deponeren.
Niet iedere onderneming deponeert dezelfde financiële informatie. De omvang van je bedrijf bepaalt hoeveel gegevens je openbaar maakt. KVK onderscheidt hiervoor vier bedrijfsklassen:
verkorte balans met toelichting. Voor middelgrote ondernemingen gelden uitgebreidere eisen. Zij leveren onder meer een vereenvoudigde balans, winst-en-verliesrekening, bestuursverslag en uitgebreide toelichting aan. Voor grote ondernemingen gelden uitgebreidere publicatievereisten. Je bedrijfsklasse hangt af van:
Middelgrote en grote ondernemingen moeten bij de openbaar te maken jaarrekening onder meer een accountantsverklaring toevoegen. Afhankelijk van de omvang en rechtsvorm van de onderneming kunnen ook andere gegevens verplicht zijn, zoals informatie over de winstbestemming.
De exacte deadline hangt af van je rechtsvorm en het moment waarop je de jaarrekening vaststelt. Voor een bv komen daarbij verschillende termijnen voor opmaken, vaststellen en deponeren samen.
Bij een bv maakt het bestuur de jaarrekening binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar op. Daarna stellen de aandeelhouders de jaarrekening vast. Vanaf die vaststelling heb je acht dagen om de jaarrekening bij KVK te deponeren. Is de jaarrekening niet op tijd vastgesteld, dan moet je de opgemaakte, nog niet vastgestelde versie deponeren.
Bij bijzondere omstandigheden kunnen aandeelhouders het bestuur van een bv maximaal vijf maanden uitstel geven voor het opmaken. Dat geeft je meer tijd voor het opmaken, maar verschuift de wettelijke eindgrens niet: de jaarrekening moet binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar bij KVK liggen. Voor het deponeren zelf kun je geen uitstel aanvragen.
Zijn alle aandeelhouders van een bv ook bestuurder, dan geldt de ondertekende jaarrekening meestal direct als vastgesteld. De normale periode van twee maanden voor vaststelling vervalt dan. Met maximaal uitstel komt de uiterste termijn daardoor uit op tien maanden en acht dagen na afloop van het boekjaar. Kijk wel altijd naar de statuten, want daarin kunnen andere afspraken staan.
Softwarepakketten met een ingebouwde deadlinebewaking of herinneringsfunctie helpen daarnaast om te late aangiften te voorkomen. Controleer of het pakket van je keuze dat biedt, want dit zit er niet standaard in.
KVK biedt verschillende digitale routes om je jaarrekening te deponeren. Welke route voor jou werkt, hangt onder meer af van je bedrijfsklasse en of je zelf indient of een accountant of boekhouder inschakelt.
Via het Zelf Deponeren portaal kunnen micro- en kleine bedrijven hun jaarrekening opstellen en direct indienen. Middelgrote en grote bedrijven kunnen er hun reeds vastgestelde jaarrekening uploaden. Zo lever je de stukken zelf rechtstreeks digitaal aan bij KVK.
Met financiële software kun je via Standard Business Reporting (SBR) deponeren. XBRL vormt daarbij een gestandaardiseerd digitaal formaat. Grote rechtspersonen deponeren vanaf boekjaar 2025 verplicht elektronisch en kunnen daarbij XBRL of XHTML/iXBRL gebruiken. Welke route voor jou geschikt is, hangt af van je bedrijfsklasse en de software die je gebruikt.
Voor het Zelf Deponeren portaal kun je afhankelijk van je situatie inloggen met:
Voor eHerkenning geldt minimaal betrouwbaarheidsniveau EH2. Laat je iemand anders deponeren? Dan moet die persoon of intermediair de juiste machtiging voor jouw onderneming hebben.
Na deponering verwerkt KVK de aangeleverde jaarrekening in het Handelsregister. Daarmee rond je niet alleen de deponering af. De financiële informatie die je openbaar moet maken, wordt vanaf dat moment ook raadpleegbaar voor anderen.
Na digitaal deponeren ontvang je een bevestiging. Controleer voor de zekerheid ook zelf het Handelsregister: zoek je onderneming op en kijk bij ‘Jaarrekeningen’ of het juiste boekjaar zichtbaar is. Staat het boekjaar erbij, dan heeft KVK de deponering verwerkt. Deze controle is gratis en vereist geen bestelling.
Een gedeponeerde jaarrekening wordt openbaar en kan via het Handelsregister worden opgevraagd. Kijk daarom goed naar de informatie die je meestuurt en voorkom onnodige persoonsgegevens, zoals:
Te laat of niet deponeren kan serieuze gevolgen hebben. Het deponeren van de jaarrekening vormt een wettelijke verplichting voor ondernemingen die onder de deponeringsplicht vallen. Wacht daarom niet tot het laatste moment als je de jaarrekening eerder kunt afronden en indienen.
Niet op tijd deponeren is strafbaar en kan leiden tot een boete of een rechtszaak door het Openbaar Ministerie. Gaat de onderneming failliet, dan kan een te late deponering bovendien een rol spelen bij persoonlijke aansprakelijkheid. Houd je deadline daarom vooraf goed in de gaten.
Wat kost salarisadministratie uitbesteden? Ontdek wat het tarief bepaalt, welke kosten meetellen en hoe je als bedrijf tarieven vergelijkt.
Solvabiliteit berekenen uit je jaarrekening? Bekijk welke balanscijfers je nodig hebt, hoe je rekent en wat de uitkomst zegt over je bedrijf.
Wanneer is een accountantscontrole verplicht? Ontdek de 2-uit-3-regel, actuele grensbedragen, tijdsregel en wat de controleplicht voor je onderneming betekent.
Kost jouw btw-aangifte te veel tijd of twijfel je of alles klopt? Ontdek hoe btw-aangifte software je helpt om sneller, eenvoudiger en nauwkeuriger aangifte te doen.
Vanaf 2026 verandert er veel rond e-facturatie. Weet je welke verplichtingen jouw bedrijf raken en wat er in 2030 bijkomt?
Weet je zeker dat jouw administratie lang genoeg én veilig wordt bewaard? Ontdek hoe ondernemers met de juiste bewaartermijnen fouten, onnodige risico’s en problemen bij een controle voorkomen.