Ontdek hoeveel je belastingvrij mag schenken aan personeel. Lees alles over regels, maximumbedragen, voorwaarden en fiscale voordelen voor werkgevers.
In dit artikel lees je alles over de regels, voorwaarden en mogelijkheden voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers binnen de Werkkostenregeling (WKR). Je ontdekt welke marges en uitzonderingen zijn toegestaan, welke voordelen je hiermee behaalt en hoe je dit op de juiste manier regelt binnen jouw onderneming.
Onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan personeel zijn geschenken, voorzieningen of vergoedingen die je als werkgever aan jouw werknemers geeft zonder dat hier loonheffing over verschuldigd is. Dit zijn bedragen of faciliteiten die buiten het reguliere loon vallen.
Binnen de Werkkostenregeling (WKR) maakt de Belastingdienst onderscheid tussen:
Het grote voordeel van onbelaste verstrekkingen is dat noch jij als werkgever (binnen de Vrije Ruimte), noch jouw werknemer belasting betaalt over het verstrekte bedrag. Dit maakt het een fiscaal aantrekkelijke manier om waardering te tonen.
Let wel op, want zodra je de vastgestelde grens van de Vrije Ruimte overschrijdt, wordt het meerdere beschouwd als loon waarover je als werkgever 80% eindheffing moet afdragen.
Voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan personeel gelden strikte regels die je als werkgever moet naleven. De Belastingdienst beoordeelt of een verstrekking daadwerkelijk onbelast is op basis van verschillende criteria binnen de WKR. Het is daarom essentieel dat je precies weet wanneer een verstrekking wel of niet onder de loonheffing valt.
De belangrijkste voorwaarden voor onbelaste vergoedingen die je in de Vrije Ruimte onderbrengt zijn:
Let op dat de Belastingdienst bij controle beoordeelt of de verstrekking echt past. Als blijkt dat de verstrekking niet gebruikelijk is, kan deze alsnog in de loonheffing vallen. Documenteer daarom altijd goed waarom en op welke wijze je een verstrekking doet. Zo bescherm je jezelf en jouw werknemers tegen onverwachte belastingaanslagen.
De hoogte van wat je onbelast mag vergoeden hangt af van de omvang van jouw loonsom (voor de Vrije Ruimte) of van specifieke wettelijke vrijstellingen (zoals voor jubilea). De Belastingdienst hanteert geen vaste bedragen per gelegenheid, maar een percentage van de totale fiscale loonsom.
De Belastingdienst staat een specifieke vrijstelling toe voor diensttijdjubilea van 25 en 40 jaar:
Deze jubileumuitkering is vrijgesteld van loonheffing en gaat dus niet ten koste van de Vrije Ruimte. Vergoedingen bij andere gelegenheden, zoals pensioen, huwelijk, geboorte kind of het 12,5-jarig jubileum, moeten wel binnen de Vrije Ruimte vallen om onbelast te zijn.
Overschrijding van de Vrije Ruimte wordt belast bij de werkgever met 80% eindheffing.
Let op dat de percentages jaarlijks kunnen wijzigen. Controleer daarom altijd de actuele bedragen en regels op de website van de Belastingdienst voordat je een verstrekking doet. Bij twijfel over de toepassing of hoogte, neem dan contact op voor een advies op maat.
Onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan personeel bieden concrete financiële voordelen voor beide partijen. Het grootste voordeel is dat er geen loonheffing verschuldigd is over de verstrekte bedragen (binnen de wettelijke grenzen). Jouw werknemer ontvangt het volledige bedrag netto, zonder aftrek van belasting of premies.
Voor jou als werkgever blijft de verstrekking wel aftrekbaar als bedrijfskosten. Je verlaagt hiermee jouw belastbare winst en bespaart op loonheffing en sociale premies vergeleken met een reguliere loonsverhoging. Dit maakt een onbelaste verstrekking fiscaal efficiënter dan een reguliere salarisverhoging van hetzelfde bedrag.
Goede administratie is essentieel bij belastingvrije schenkingen aan personeel. Documenteer altijd de aanleiding, het bedrag en de datum van elke schenking. Zo kun je bij een controle aantonen dat je binnen de wettelijke grenzen blijft.
Door gebruikelijke giften apart te registreren, benut je de fiscale voordelen optimaal. Deze giften tellen namelijk niet mee voor de jaarlijkse vrijstelling van €5.400.
Wil je weten hoe jij deze mogelijkheden optimaal inzet binnen jouw bedrijf? Ik denk graag met je mee over een strategie die past bij jouw situatie zodat je alle fiscale voordelen benut.
Bel of vul het contactformulier in voor een vrijblijvend adviesgesprek.
Ontdek waarom je tot 56% belasting betaalt over je bonus. Lees alles over belastingschijven, het bijzonder tarief, uitzonderingen en praktische tips om je bonus fiscaal slim te benutten.