Vaste vergoeding van laadkosten niet zonder risico

Het opladen van een elektrische auto van de zaak bij de woning van een werknemer brengt fiscale uitdagingen met zich mee. Hoe kan een werkgever de laadkosten vergoeden zonder dat dit als loon wordt aangemerkt? De kennisgroep loonheffing algemeen van de Belastingdienst biedt twee mogelijkheden: een vergoeding van intermediaire kosten of een zakelijke transactie. Beide opties vereisen een zorgvuldige aanpak.

Intermediaire kosten: vergoeding op basis van werkelijke uitgaven

Een vergoeding voor intermediaire kosten blijft buiten de loonsfeer als deze niet hoger is dan de werkelijke uitgaven van de werknemer. De integrale kostprijs van elektriciteit vormt hierbij de basis. Een prijsplafond voor energie, zoals in 2023, kan de integrale kostprijs verlagen. Om een onbelaste vergoeding te geven, moet de werkgever de werkelijke kosten nauwkeurig berekenen.

Volgens de kennisgroep kan worden uitgegaan van de integrale kosten die de werknemer per kWh betaalt: de variabele en vaste kosten gedeeld door het aantal verbruikte kWh. De uitgaven aan elektriciteit voor de auto van de zaak hangen voor de werknemer immers niet alleen af van de variabele kosten.

De energiekosten bestaan uit de volgende onderdelen:

• het vaste leverings- en transporttarief;
• het variabele leveringstarief;
• de opslag voor duurzame energie (ODE);
• de energiebelasting; en
• de vermindering van de energiebelasting.

De vermindering van de energiebelasting kan buiten beschouwing worden gelaten voor zover deze al wordt opgebruikt door het privégebruik van de stroom door de werknemer.

Zakelijke transacties: afspraken onder marktconforme voorwaarden

Een andere mogelijkheid is het sluiten van een zakelijke transactie tussen werkgever en werknemer. Hierbij levert de werknemer de elektriciteit door aan de werkgever onder zakelijke voorwaarden. De vergoeding blijft buiten de loonsfeer als de afspraken marktconform zijn. Dit betekent dat het tarief en de contractduur moeten aansluiten bij de prijzen die op dat moment in de energiemarkt gelden.

Ook door de werknemer opgewekte energie, bijvoorbeeld via zonnepanelen, kan onder deze regeling vallen. De vergoeding kan dan worden gebaseerd op het bedrag dat een energiemaatschappij in rekening zou brengen voor een vergelijkbare levering. Dit vereist echter een duidelijke en goed gedocumenteerde overeenkomst.

Vaste vergoedingen: beperkingen en risico’s

Het hanteren van een vaste vergoeding per kWh, bijvoorbeeld op basis van gemiddelde elektriciteitsprijzen zoals die van het CBS, is niet zonder risico. De Belastingdienst beschouwt een dergelijke vergoeding niet als onbelast, omdat de variatie in energiecontracten en persoonlijke situaties te groot is. Een werkgever kan alleen een vaste vergoeding geven als deze aantoonbaar lager is dan de werkelijke integrale kosten van alle werknemers. Dit vereist een gedetailleerd onderzoek naar de kosten, wat in de praktijk vaak onhaalbaar is.