Belang van volmacht in (hoger) beroep: een juridische les

De heffingsambtenaar van de Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland legt een voorlopige aanslag zuiveringsheffing bedrijfsruimten op. De belanghebbende tekent bezwaar aan tegen deze voorlopige aanslag. De heffingsambtenaar stelt de belanghebbende in het gelijk en kent een proceskostenvergoeding toe. Vervolgens gaat de belanghebbende in beroep bij de rechtbank, die hem echter in het ongelijk stelt. Belanghebbende gaat in hoger beroep bij het hof. Dan doet zich iets verrassends voor.

Het hof ontvangt een beroepschrift waarin staat: “Namens belanghebbende, zie verder het volledige procesdossier ter zake de beroepsprocedure, wordt hierdoor tijdig hoger beroep ingesteld tegen de uitspraak van de Rechtbank, bekend onder zaaknummer x. Een kopie van die beslissing is bijgevoegd. De volmacht maakt reeds deel uit van het Rechtbankdossier.” Het hof reageert met een brief waarin het aangeeft dat het hoger beroepschrift niet aan de vereisten voldoet. Het hof geeft de belanghebbende de kans om de omissie van de ontbrekende volmacht te herstellen. De belanghebbende antwoordt dat de volmacht onderdeel uitmaakt van het rechtbankdossier en wil geen dubbel werk verrichten.  

Het is vreemd dat de volmacht niet in het dossier van het hof zit, aangezien dit een verplicht onderdeel is van een beroepsdossier. De Hoge Raad heeft geoordeeld dat “ondertekening van het beroepschrift als bewijs dient dat het beroepschrift door of namens de indiener is opgesteld. Als het beroepsschrift niet door de indiener zelf (mede) is ondertekend maar uitsluitend door de gemachtigde, dan is het bewijs niet geleverd indien geen schriftelijke machtiging wordt overgelegd”. Het hof kon niet anders dan het hoger beroep niet-ontvankelijk verklaren omdat de belanghebbende, ondanks diverse verzoeken, de machtiging weigert te overleggen.

Wat kunnen we hiervan leren?

Voor elke beroepszaak dient een schriftelijke volmacht te worden overgelegd, evenals een uittreksel van het handelsregister waaruit blijkt dat de persoon, die de volmacht heeft gegeven, daartoe gerechtigd is. Bij het ontbreken van deze documenten wordt het (hoger) beroep niet-ontvankelijk verklaard. Met andere woorden: de rechter kijkt bij het ontbreken van deze documenten niet inhoudelijk naar de zaak.